Thêm bài hát vào playlist thành công
“I am writing to you about…”
Việc đầu tiên và cơ bản nhất khi gửi một email đó là bạn cần giới thiệu bản thân và nói về mục đích của email. Đôi khi bạn cần nhắc cho người nhận biết bạn là ai nếu bạn và người đó đã từng có cơ hội tiếp xúc trước đó.
Bạn có thể tìm hiểu một ít thông tin về người nhận để cá nhân hóa nội dung email của mình. Việc này sẽ góp phần tăng cơ hội được nhận mail phản hồi. Dưới đây là một số ví dụ về cách giới thiệu về tên cũng như mục đích email mà bạn có thể lựa chọn để sử dụng.
Thể hiện sự biết ơn là một cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của người nhận và rất hữu ích trong việc khắc phục các vấn đề xảy ra với bạn về dịch vụ khách hàng. Điều quan trọng là bạn cần tập trung giải quyết các vấn đề này một cách suôn sẻ nhất có thể. Sẽ có những trường hợp, khách hàng hỏi một câu hỏi đơn giản và thậm chí không biết đó là một nhầm lẫn, nhưng bạn có thể chỉ ra và giải quyết được. Hãy xem một số cụm từ email sẽ hữu ích trong cả hai trường hợp này.
Mẹo: Nếu bạn cần phải xin lỗi vì một vấn đề nghiêm trọng, hãy sử dụng mẫu câu "Please accept our apologies for any inconvenience caused", nhưng đừng dành toàn bộ email của bạn để xin lỗi. Thay vào đó, hãy đưa ra các giải pháp cho những gì đã xảy ra. Tránh sử dụng "Sorry for the inconvenience" vì nó nghe có vẻ mơ hồ, không trang trọng và thiếu sự chân thành.
Các mẫu câu dùng để kết thúc một email
Khi kết thúc một email sử dụng trong công việc, bạn không thể chỉ gửi “Bye” hoặc “See you later.” như văn nói thông thường. Hãy sử dụng một trong các mẫu câu dưới đây.
Biết viết email đúng cách sẽ tạo ra sự khác biệt hoàn toàn trong việc nhận hay không nhận được thư phản hồi. Sử dụng các cụm từ phù hợp đảm bảo rằng bạn sẽ không xúc phạm hoặc gây ấn tượng không tốt đối với người nhận.
Khi viết email doanh nghiệp, bạn cần tìm hiểu thông tin về người nhận của mình để xác định xem bạn sẽ có thái độ trang trọng hay thân mật? Cuối cùng, hãy cố gắng giữ lời nói và văn phong một cách tôn trọng nhất có thể để tránh những hiểu nhầm đáng tiếc. Bây giờ, bạn đã có thể tập sử dụng những mẫu câu trên và dần dần tự tin hơn với việc trao đổi thông tin qua email rồi.
“Just a quick/friendly reminder that…”
Bạn có thể sử dụng cụm này để cung cấp thông tin hoặc nhắc nhở về những việc đã được trao đổi ở các cuộc trò chuyện trước. Cụm này cũng hữu ích khi bạn muốn thu hút sự chú ý của họ đến một vấn đề khác trong email của bạn, đặc biệt là khi email đó bao gồm nhiều phần với nhiều vấn đề khác nhau.
Khi cần gửi tệp đính kèm hoặc một số thông tin bổ sung mà người nhận cần đặc biệt chú ý, đây là mẫu câu bạn nên sử dụng:
Sử dụng cụm này để thể hiện sự sẵn sàng giúp đỡ khi người nhận cần về một vấn đề nào đó. Hãy nhớ khi cung cấp bất kỳ thông tin gì, nên đính kèm cách để người nhận có thể liên lạc với bạn nếu họ có thắc mắc.
Nếu bạn muốn đề nghị làm một điều gì cho người nhận trong email, thì hãy chứng minh rằng bạn rất vui khi làm việc ấy. Cho người nhận biết rằng bạn luôn sẵn sàng hỗ trợ bất cứ điều gì cần thiết. Những mẫu câu tương tự như thế này cho người nhận thấy rằng bạn muốn giúp đỡ họ một cách vui vẻ.
Thông báo một tin không hay qua email chưa bao giờ là việc dễ dàng. Vì vậy, việc lựa chọn câu từ nói để đưa đến tin xấu đó là cực kỳ quan trọng. Dưới đây là một số cụm từ mà bạn có thể tham khảo.
“Looking forward to hearing from you.”
Khi kết thúc email, thay vì sử dụng "Thanks again”" hoặc một câu gì đó tương tự, hãy cho người ta thấy bạn mong muốn được nhận thư phản hồi. Những mẫu câu như thế này sẽ khuyến khích họ đưa ra sự trợ giúp hoặc phản hồi mà bạn cần. Bạn có thể tham khảo các câu dưới đây.
cụm từ tiếng anh thông dụng khi viết Email
Việc hình thành và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp trong kinh doanh là một điều thiết yếu. Ở thời điểm hiện tại, hầu hết tất cả những người đi làm đều kết nối với nhau thông qua email, nên kỹ năng giao tiếp qua email là một trong các kỹ năng cơ bản đối với những ứng viên đang tìm việc.
Làm thế nào để bạn bắt đầu một email đúng cách?
Lời chào qua email của bạn quan trọng hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ. Mọi người đánh giá cao khi bạn gọi họ bằng tên vì điều đó cho thấy rằng bạn đang nói chuyện trực tiếp với họ. Khi bạn chỉ sử dụng một lời chào chung chung, họ có thể hiểu rằng bạn đang gửi email cho họ cùng với 100 người khác. Vì vậy, dưới đây là một số cách mà bạn có thể dùng để gây ấn tượng với người nhận khi bắt đầu một email:
Bây giờ bạn đã biết cách chào đúng cách, hãy chuyển sang phần tiếp theo của email.
Một email bắt đầu bằng những lời chúc tốt đẹp luôn là một cách tuyệt vời để thể hiện sự thân thiện và lịch sự. Hãy nhớ rằng giao tiếp là một kỹ năng rất quan trọng trong giới kinh doanh và bạn không nhất thiết phải tỏ ra trang trọng hay cứng nhắc mọi lúc. Tuy nhiên, hãy luôn cố gắng thể hiện sự tôn trọng và suy nghĩ cẩn thận trước khi giao tiếp với những người xung quanh. Dưới đây là một số cụm từ / mẫu câu phổ biến mà bạn có thể chọn để sử dụng cho phần mở đầu email một cách phù hợp nhất.
