KẾ HOẠCH TỔ CHỨC TUYỂN DỤNG TRỰC TIẾP
Bước nào quan trọng nhất trong quá trình lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự?
Mỗi bước trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự đều quan trọng, tuy nhiên việc phân tích nhu cầu tuyển dụng là bước cốt lõi. Qua việc phân tích nhu cầu, doanh nghiệp có thể xác định rõ số lượng, kỹ năng nhân sự cần có để đáp ứng mục tiêu và giúp doanh nghiệp phát triển.
Bước 8 – Tuyển dụng thành nhân viên chính thức
Nhân viên sau khi vượt qua thời gian thử việc, đạt được những thành tựu trong công việc sẽ được làm nhân viên chính thức. Nhân viên chính thức sẽ tiếp tục làm việc hoặc tham gia dự án mới để phát triển và làm những nhóm việc mới. Nhân viên chính thức cũng cần có đội nhóm, người quản lý cho đến khi thành thạo.
Sau khi thực hiện các bước tuyển dụng bên trên, tiếp tục theo dõi quá trình tuyển dụng và đánh giá hiệu quả của các hoạt động tuyển dụng. Từ đó có thêm dữ liệu để điều chỉnh và cải thiện kế hoạch tuyển dụng trong tương lai.
Bên trên là 9 bước chung trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Dựa vào đó, bạn có thể lập ra một kế hoạch tuyển dụng nhân sự phù hợp cho công ty của mình. Từng công ty sẽ có những yêu cầu, mục đích tuyển dụng khác nhau. Do vậy cần có sự điều chỉnh lại cho phù hợp.
Xây dựng đội ngũ nhân sự đa dạng
Kế hoạch tuyển dụng cho phép công ty tạo ra một đội ngũ nhân sự đa dạng về kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức và đặc điểm cá nhân. Điều này mang lại lợi ích cho công ty bằng cách tận dụng sự sáng tạo, quan điểm đa chiều và khả năng giải quyết vấn đề từ các thành viên trong đội ngũ. Đội ngũ đa dạng cũng có thể giúp công ty thu hút và phục vụ một tệp đối tượng khách hàng đa dạng hơn.
Vai trò của mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên mới:
Mẫu quyết định tuyển dụng nhân sự hiểu một cách đơn giản, đây chỉ là một biểu mẫu, văn bản có hình thức đặc biệt có những điểm giống với hợp đồng lao động. Văn bản trên được viết nhằm mục đích xác nhận việc tuyển dụng và nhận việc của nhân viên mới sau phỏng vấn, thực tập hoặc thử việc.
Trên thực tế, không có một văn bản chính thống nào giải thích rõ hơn khái niệm mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên mới. Tuy vậy, đây lại là dạng văn bản được khá nhiều chủ doanh nghiệp dùng trong quá trình tuyển dụng bên cạnh hợp đồng lao động.
Vì không được quy định cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật nên có rất nhiều ý kiến trái chiều cũng như những lo lắng về giá trị của mẫu quyết định tuyển dụng nhân sự trên thực tế. Bên cạnh đó, một số người hiểu rằng đây là loại văn bản có tính chất ràng buộc giữa doanh nghiệp và người lao động nên không để tâm và lưu ý. Tuy nhiên, dù không được quy định chặt chẽ và cụ thể nhưng đây vẫn là loại văn bản có ý nghĩa đặc biệt với doanh nghiệp và người lao động.
Vai trò của mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên mới, mẫu quyết định tuyển dụng này được sử dụng nhằm đánh dấu, xác nhận thời điểm nhận việc của nhân sự các bộ phận trong doanh nghiệp. Mẫu quyết định tuyển dụng đảm bảo tính chuyên nghiệp, bài bản trong tuyển dụng đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự tốt hơn. Đây có thể là căn cứ bảo vệ quyền lợi người lao động trong trường hợp xảy ra tranh chấp bên cạnh các văn bản có hiệu lực pháp lý như hợp đồng lao động. Việc ra quyết định tuyển dụng nhân sự có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp vì nó thể hiện kế hoạch nhân sự, quy mô sử dụng nhân lực của một doanh nghiệp.
Bước 2 – Lên thời gian cụ thể cần tuyển dụng
Thời gian tuyển dụng cũng cần được xem xét kỹ lưỡng. Vì quá trình tuyển dụng không chỉ diễn ra trong một vài ngày là xong. Chưa kể những phát sinh không đáng có, số lượng ứng viên tuyển dụng chưa đủ chỉ tiêu cũng làm chậm trễ quá trình tuyển dụng. Cho nên, cần lên kế hoạch thời gian phù hợp với kế hoạch và các dự án của công ty.
Ví dụ: Công ty đang có dự án sẽ bắt đầu chạy vào tháng 6/2023, kế hoạch tuyển dụng phải được lên và tuyển dụng nhân sự trước đó 3 tháng để kịp tiến độ.
Chưa nhận thức được tầm quan trọng của kế hoạch tuyển dụng
Nhiều doanh nghiệp cho rằng kế hoạch tuyển dụng chỉ là một thủ tục hành chính cần thiết, không có tác động lớn đến hiệu quả tuyển dụng. Đây là một suy nghĩ sai lầm, bởi kế hoạch tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và chất lượng của quá trình tuyển dụng.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là kế hoạch chi tiết mô tả quy trình và các hoạt động cần thiết để tuyển dụng và thuê nhân sự mới cho công ty. Kế hoạch này thường được phát triển bởi bộ phận nhân sự hoặc bộ phận tuyển dụng. Kế hoạch bao gồm các hoạt động tìm kiếm, tuyển dụng nhân sự đáp ứng các vị trí công việc công ty đưa ra. Bên cạnh đó, nhân sự được tuyển cũng cần phù hợp với văn hóa của công ty để có thể cộng tác và làm việc lâu dài. Một kế hoạch tuyển dụng chuẩn chỉnh gồm: xác định nhu cầu tuyển dụng, cách tiếp cận ứng viên, phỏng vấn – đánh giá, đào tạo và hướng dẫn sau tuyển dụng,…
Bước 4 – Xác định chi phí cho kế hoạch tuyển dụng
Chi phí cho hoạt động tuyển dụng cũng là một phần trong kế hoạch tuyển dụng. Dựa vào những chi phí tuyển dụng của các năm trước để đưa ra mức chi phí phù hợp cho năm nay. Dưới đây là một số khoản chi cần có khi tuyển dụng:
Bước 7 – Đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới
Chuẩn bị các chương trình đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên mới, giúp nhân viên thích nghi và làm việc hiệu quả trong tổ chức. Nhân viên mới vô công ty cần có một kế hoạch đào tạo chuẩn chỉnh, lộ trình rõ ràng để dễ dàng bám sát và kiểm tra tiến độ đào tạo. Cần phân bổ người trực tiếp hướng dẫn và chịu trách nhiệm với từng ứng viên.
Hướng dẫn chi tiết cách viết mẫu quyết định tuyển dụng nhân viên mới:
Soạn thảo mẫu quyết định tuyển dụng này không quá phức tạp, người ra quyết định tuyển dụng hoặc nhân viên phụ trách việc soạn thảo văn bản cần đảm bảo đầy đủ các nội dung và các thông tin tuân thủ đúng quy định pháp luật. Mỗi doanh nghiệp đều sẽ có những quy định riêng về mẫu quyết định tuyển dụng. Tuy vậy, để tạo một mẫu quyết định hoàn chỉnh, người soạn thảo cần lưu ý trong văn bản phải đảm bảo những nội dung quan trọng như sau:
-Thông tin cá nhân của người lao động bao gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ,…
– Thông tin về vị trí, công việc đảm nhiệm tại doanh nghiệp. Thời điểm chính xác hai bên đưa ra cam kết xác nhận công việc (Căn cứ theo thời hạn hợp đồng lao động).
– Thông tin chi tiết về mức lương, thưởng, phụ cấp, chế độ,.. của người lao động. Trong quá trình triển khai trên thực tế, sẽ có những thay đổi nhất định để phù hợp với tình hình thực tế nhưng những thông tin kể trên không được bỏ qua.
Thông thường, một quyết định tiếp nhận nhân sự bao gồm những nội dung cụ thể sau đây:
– Địa điểm, ngày tháng ban hành quyết định
– Tên quy định về văn bản tiếp nhận bắt buộc
– Căn cứ ban hành văn bản tiếp nhận
+ Điều 1: Tiếp nhận chính thức ông/bà đến công tác tại Phòng. .. trực thuộc. …… vị trí. ………….. kể từ ngày. .. tháng. .. năm. ..
+ Điều 2: Ông/bà chịu sự quản lý trực tiếp của ai?
+ Điều 3: Những ai có trách nhiệm thi hành quyết định này/
– Quyết định có hiệu lực kể từ khi nào?
– Nơi ra thông báo về việc chuyển giao chính thức
-Chữ ký của người ra quyết định
Không có mục đích và nhu cầu tuyển dụng rõ ràng
Mục đích tuyển dụng là để tuyển dụng nhân sự cho vị trí nào, với chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu như thế nào. Nhu cầu tuyển dụng là số lượng nhân sự cần tuyển, thời gian cần tuyển và thời hạn tuyển dụng. Việc xác định rõ mục đích và nhu cầu tuyển dụng là điều kiện tiên quyết để xây dựng kế hoạch tuyển dụng hiệu quả.
Một sai lầm thường gặp là thiếu phân tích cơ sở về nhu cầu thực tế của công việc và doanh nghiệp. Điều này dẫn đến việc tuyển dụng nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc cụ thể hoặc không phù hợp với văn hóa và giá trị của tổ chức.
Việc áp đặt một thời hạn chặt chẽ cho quá trình tuyển dụng có thể dẫn đến việc lựa chọn nhân viên không đủ chất lượng chỉ vì áp lực về thời gian. Thay vào đó, cần có đủ thời gian để tiến hành quá trình tuyển dụng một cách kỹ lưỡng và đảm bảo chọn lựa nhân viên phù hợp.
